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新闻详情

首家4s软件简单操作说明

浏览数:93 

二、

1、初始化:系统管理——点初始化——公用资料:系统资料(修改软件中的公司信息,包括公司名、地址、电话、传真、银行帐号等设置。这些信息会显示在所有单据和报表的打印格式里面。);

汽修资料:车型、接车人、领料员、派工方式、其它费用(如拖车费等)、维修组、修理类别(定义修理套餐)、修理项目、修理工、业务员(用来算提成的)、修理类别定义配件(根据前面设置的修理类别套餐来定义所用配件)、维修工艺、修理类别定义修理项目(根据修理类别套餐来定义维修项目修理费、工时费等)等资料;

进销存资料:仓库设置、币种、售价系数等;

会员卡资料:积分规则等信息。

菜单—》系统管理/系统清零,可清除的数据包括配件出库清零、配件进库清零、配件库存清零、进货应付账清零、销售应收账清零、配件属性清零、仓库名称清零等。

注:在正式使用之后,有了自己的数据不可随意做清零动作。

建议保留修理类别、修理项目、车型

2、权限管理:系统管理——权限管理。可增加、删除部门和用户然后点保存,选权限——点增加权限——点高级设置(可以设置这个用户可以操作单据的权限有哪些,包括新开单、删除、保存、打印、审核、入账、修改等细分的权限)——点仓库设置,可以控制这个操作员可以操作哪些仓库。

注意:仓库设置。进销存部分的,入库时要选择仓库,如果您在入库单中选不到仓库,多半是这里没有先设置好自己的仓库;如果有设置好的,也要检查一下权限管理中仓库权限,没有权限就不能选择仓库了。

现金及银行的期初:

核算项目这里,增加几个银行的,再增加一个现金的, 不要搞货方,平了,就不知道有多少利润了, 这个类似财务软件的流水账一样的。全部单录进去之后,再自定义查找,条件找出核算项目是工行的,就知道工行还有多少钱了。营业外收支也得录入凭证,比如工资是用现金发的,核算项目就选现金,销售单开收款单后,生成凭证.收的是现金,核算项目就选现金。

库存期初:

库存修改——导出——导入(配件编码,配件名称,cd(零件号)、仓库是必录项)

整个流程:

1、点采购入库,点供应商列的放大镜,点新增——输入供应商名称等信息——点保存——双击刚才输入的供应商名称——选择参考仓库——输入配件的基本信息:商品编码、商品名称、仓库、自定义、规格、数量、单位、进货价、仓位等。(对于没有增值税专用发票的把税率改为0即可)注意商品类别不能输入只能选择(可通过系统管理下——商品类别定义进行增加)——点保存——若付款则点入账——点审核——点保存

注意入库时要核对含税金额和不含税金额合计是否正确

如果是配件的再次入库,则可以直接商品编码或商品名称的一部分或者全部,进行查找,在下面的仓库中双击上去;省去了输入其它数据的工作。

2、点委托修理单——点车牌边上的放大镜——点新增——输入车主、车牌等信息——点保存——双击刚才输入的车牌号——选择车型、车身颜色等信息——选修理类别会自动按修理套餐列出配件和修理费用等——输入进厂里程等信息——右边输入修理项目和修理费,若三包则维修性质选三包则不收取客户费用,估计材料处选择左下边的从库存查询配件可选择配件双击配件名称即可——其它费用输入外加工费、拖车费等信息——点保存——点转派工单——选修理工,输入维修工种、派工金额、完成日期、业务员等信息——点保存——点转领料单——选择领料员——选择从库存中查找配件——点保存

主要本单备注和本车备注可打印到委托单上

3、点结算单——点查找找已派工未结算的车牌——点结算单备注——点新增可输入所有结算单的备注信息——点审核(可以根据修理类别进行售后车辆跟踪)状态选已出厂——输入回访内容——保存设置——点确定——点保存——点打印——点入账——点审核——点保存——计算积分吗点是可根据积分原则进行给客户积分——点是——存盘成功点确定

入库操作错误的修改

若已付款——点采购入库单——点查找找到那张入库单——点一键转换——找到错误的那行数据——点删除——点保存——新增一行正确的数据——再点保存

若未付款——点采购入库单——点查找找到那张入库单——找到错误的那行数据——点删除——点保存——新增一行正确的数据——再点保存

库存查询及配件信息修改:

库存管理功能包括配件查询和修改、库存盘点。

操作步骤:库存管理/库存查询(或库存修改),可按仓库、编码、名称(或简拼码)、自定义查询。库存修改中修改配件基本信息。

库存盘点步骤:先进入库存盘点打印出库存列表,然后到仓库盘点,抄写实盘数,然后在库存盘点中输入有盈亏数的配件。

3、配件的销售:

操作步骤:

(1)、菜单—》配件业务/销售单,零散客户直接输入出库的配件,保存并打印销售单即可。

(2)、非零散客户点到客户名称的放大镜,进入客户资料中,可建立客户档案。老客户可以在客户资料中快速查找。再输入出库的配件,保存并打印销售单。

(3)、可以输入编码的一部分快速查找,也可简拼码查找配件。

若收款则点入账

4、自动生成的报表:

配件报表——销售单查询、入库单查询、入库明细表、销售明细表等。

四、维修业务:

一个标准的修车流程,委托单-->派工单-->领料单-->结算单。

1、委托单:登记维修车辆的基本资料和修理项目等,可以打印维修报价单给客户,对车进行车况登记。

2、派工单:按固定工时或提成比例计算工人工资,可以多次派工,也可以打印派工单。

3、领料单:对领料员登记,便于统一管理,直接选择维修所需要的配件如果仓库没货可以急件领料,现在买回来现在用。

4、结算单:点击查找,调出结算单,审核(可以根据修理类别进行售后

车辆跟踪)后可以财务入帐(自动计算或直接保存),附表功能(首佳软件独创),里面有维修历史、本车备注、本单备注、通用备注功能,打印有多种模板选择,也可以套打。

注:结算单中有一个附表功能:也就是客户想拿单回去报销.打一个假单的意思.

5、自动产生的报表:维修利润账、维修档案等。

五、会员卡初始化设置、会员卡销售、会员卡使用等内容。

1、定义会员卡始资料,包括卡类别、服务项目、卡定义资料、积分规则、积分资料、奖励资料等。

2、销售会员卡、增加积分、充值、修改使用密码等。

3、结算单,在会员卡号里可以刷卡,自动带出卡的相关资料,然后在服务项目里选择要使用的项目,点“会员卡消费”即可;在结算单入帐时,不管是使用会员卡的服务项目,还是一般的维修服务,都会自动计算积分;维修折扣、材料折扣根据会员级别而来。

六、财务管理主要功能的介绍,包括维修收款单、销售收款单、入库付款单、销售退货付款单、入库退货收款单等。这些功能的进入方式包括菜单进入、主界面流程图进入和相应功能模块中进入,比如结算单点入账即进入维修收款单了。

1、结算单入账,打开结算单,找到需要入账的结算单后,点入账,转到维修收款单中。默认显示的是这张结算单全额收款,在优惠处可以输入本次需要优惠的金额。点保存,提示这张结算单转为付讫了,完成收款操作。

2、结算单的多次收款,修一次车分多次来付款也是比较常见的情况。从财务管理菜单进入,弹出的应收金额汇总中,选择要收款的那张结算单号,点确定结算进入收款界面。在本次结算中输入这一次要收款的金额,比如结算单金额是2320元,这次要收1000元,就在本次结算中输入1000元回车,点保存,提示结算单状态转为挂账,完成这次收款。

再重复上面的步骤可以完成这张单的余款的收款操作。

3、收款方式、收款去向、收款类型的介绍。收款去向表示这笔钱到了哪个银行还是收现金的。收款方式指是现金还是转账、支票等方式。收款类型指是属于应收款还是预收款的,更详细的介绍请看:首佳汽车维修软件中收款单的收款类型及付款单的付款类型的解释

4、其它的收付款单的操作方式跟维修收款是一样的,包括销售收款单、入库付款单、销售退货付款单、入库退货收款单等。

5、查询以前开的收款单,查出来可以修改或者删除等操作。

6、营业外收支的介绍。营业外收支主要处理非营业的收入和支出,比如税金、工资、房租、水电费等杂费的管理。

7、维修工人工资表介绍,工资表数据是自动生成的,数据的来源是派工单,有派工金额的,并且结算单已审核完工的才能统计工人工资。工人工资表可以按修理组汇总,也可以按修理工汇总,还有全部的明细表。

8、经营状况统计表的使用,包括全部经营状况的统计、收入汇总表、销售日报表。

 配件入库及退货操作录像---首佳汽修汽配软件之入库部分

本操作录像内容主要包括配件的采购入库、订货单入库、工具入库、以及入库退货、供应商档案建立等操作。内容介绍如下:

一、介绍入库的两种方式,一是开采购入库单直接入库;二是先开订货单,再由订货单生成入库单。

二、进入采购入库单,供应商处点放大镜转到供应商档案,新的供应商直接新增档案,保存完成建档并返回。

三、入库单的快捷操作设置。默认都是手工输入的;如果编码和名称是相同的,编码生成方式就选取名称,这样在输入明细时只要输入配件的名称就会自动生成编码,省去了输入编码的时间;如果是和自定义相同的,就选取自定义。另外两个的设置也是类似的意思。

四、如果库存中已有配件,只要在下面的库存列表中双击上去,就不用输入配件信息了,然后输入数量和进价。您还可以点交易历史查看以前的进货情况。

五、库存中不存在的配件,即新配件,需要输入配件的编码、名称、自定义,以存放的仓库等信息。配件名称的输入可以输入关键字过滤查出来,也可以输入简拼来快速查找名称,省去输入汉字的麻烦。

六、入库单保存后即进入仓库,可以进入库存查询中查到之前入库的配件的数据,还有明细账可以核对。

七、如果你要修改以前的入库单,就直接进入采购入库单,再点查找,可以按日期或者状态来检索入库单,找到后选中它返回入库单,就可以修改了。

八、订货单的演示:操作跟采购入库单是一样的过程,先选供应商,然后输入配件明细,保存即完成了。订货单是不会改变库存量的,只是一个订单。

九、订货入库单的演示:先选供应商,下面显示这个供应商开好的订货单记录,您可以根据到货情况来选择要入库的配件。其它操作跟采购入库单一样。这里保存后,相应订货单的已到数量就会跟着改变。

十、工具入库的操作同采购入库是一样的。只是在统计报表中,工具和普通配件可以区分开。如果您的厂不需要区分,那可以都在采购入库单中入库。

十一、入库退货单的操作:可以按入库单来退,也可以按库存表退。按入库单退货的,要选择入库单,然后选择这张入库单中的明细为退货的明细即可。按库存表退的,可以直接从库存列表中选择配件,操作同采购入库单一样。

 销售出库及退货操作录像---首佳汽车维修管理软件之配件出库部分

本操作录像内容包括销售单、订单销售、客户订单、销售退货单的操作,及销售客户档案的建立。详细内容如下:

一、销售出库包括两种方式,一是直接开销售单出库,二是先开客户订单再把订单转成销售单出库。另外有两种出库方式是维修领料出库及工具领用出库。

二、进入销售单后,先选择客户名称。还可以指定本次销售的折扣、售价方式等。然后输入配件的明细。可以直接从库存列表中选择配件。查询配件的方法有很多种,可以在明细区中输入编码,下面的库存列表会自动按输入的来过滤;同样可以输入名称、自定义、仓库这些来过滤查找。还可以按商品分类来查找。

三、销售单打印:输入完后,直接点打印,可以选择喜欢的打印格式。首佳汽车维修管理软件从9.20系列之后增加自定义报表系统的功能,可以修改打印格式。在打印时,可以针对当前选定的格式进行自定义修改。这个请参考自定义报表系统的操作录相和相关说明书。

四、客户订单的操作:进入订单后先选择客户,没有档案的客户可以增加;再从下面的库存列表中选择配件,操作方法同销售单。订单中也可以查看交易历史记录。

五、客户订单完成后,就可以用订单销售了。客户来取货,或者送货上门之前就可以开订单销售单。先选择客户,最下面的窗口中就会显示这个客户所开的订货单,双击订单明细就可以增加销售明细。完成后保存它即可打印。这里保存后,相应的订货单的已售数量就会跟着改变。下次再开订单销售时就可以看还有多少数量没有出库的。

六、销售明细表的操作:可从菜单进入销售明细表。这里可以直接选定日期范围,点确定即查出这段时间的数据。也可以选定客户再查询这个客户相关的销售明细。其它报表也是类似的操作方法。

七、销售退货的操作也类似销售单,先选定客户,再选退货方式;如果是按零售单退货的,就要选择相应的销售单,然后选择要退货的明细;如果是按库存表退货的,操作就同销售单一样的。这里的操作方法也可以参考入库退货单。

第一种情况:结算单入账了,收款单没有审核,后来又需要修改结算单的.

直接维修业务菜单下进入车间调度,按日期找到相应的结算单,选定它,点一键转换.

一键转换后,相应收款单会删除,并将结算状态改为未结算,单据状态改为待修,这时可以进入结算单\委托单等地方进行修改.修改好之后重新入账.

第二种情况: 结算单入账了,并且相应收款单也已经审核了的修改方法:

如果结算单入账后,收款单也审核了,是不能直接一键转换的,会提示已经审核了.

操作方法:在财务管理菜单下,进入维修收款单,提示了应收款列表,这里点取消,进入维修收款单界面,选定那张收款单的开单日期,点查询收款单,在记录定位中找到那张收款单,点取消审核(注意:只能审核这张收款单的人财务人员才能取消审核),然后保存收款单,再回车间调度中做一键转换就成功了,最后就可以修改结算单了,修改完成后再入账.

其它的销售单、入库单等单据的修改是一样的操作方法。只是销售单、入库单等单据的一键转换功能就在销售单、入库单里面。

本文摘自: 首佳管理软件及汽修论坛(http://bbs.xiuli123.com/) 详细出处请参考:http://bbs.xiuli123.com/thread-374-1-1.html

在一篇帮助文章中有说明库存量修改的方法,请看:首佳汽修汽配管理软件中可以直接修改库存量吗?

首佳汽修汽配管理软件中默认的设置是不允许直接修改库存量的。很多汽修厂的操作员在需要修改库存量时,首先想到的都是直接去库存修改这里改。直接修改库存量的做法不符合配件进销存的流程,比如你今天进了10个机油格,把库存量改为15个,之后财务对账时发现只有10个进货记录哪来的15个库存量?这时进销存账目就不对了。

在确定要不要修改库存量之前,最好检查一下配件明细账,不对的可以校正,如果明细账正确而数量不对的,可能采用校正功能。检查方法:先在库存查询查出来,然后选中一个配件,再点配件进销明细账,里面有校正功能。

本录像假设是因为入库单中数量输入错了,比如数量多了或者数量少了,这样我们可以修改入库单和盘点库存为例来调整库存量。当然修改有问题的销售单及退货单、领料单等业务单据也可以达到调整库存量的目的,其操作方法基本相同,录像的详细内容如下:

库存量不对有几种情况造成:

第一种情况:采购入库单输错了数量,比如多输了数量或者少输了数量,那么就需要找到原来的入库单进行修改。操作方法:直接在配件业务菜单下进入采购入库单,点查找,可以按日期找到当时开的入库单,确定返回入库单,如果入库单没有入账的,直接修改数量,保存入库单,这时库存量就变了。

如果入库单是已经入账的,那可以用一键转换功能反结算它,然后来修改,具体的操作方法可以参考:已结算入账的单据的修改演示录像

第二种情况:如果进入仓库的配件没有开入库单,那么直接补开入库单就可以增加库存量了,如果没有开出库单,是直接销售出去就直接补开销售单就可以减少库存量。这种方法更简单又直接。

第三种情况:销售退货单、入库退货单数量有问题,或者少开了单,方法同上面两种办法处理。

第四情况:因为库存损耗问题造成的库存量不对,就可以直接采用盘点库存的方法来调整库存量。操作方法:

直接在库存管理菜单下进入库存盘点,选定配件所在的仓库,生成盘点列表后,可以直接输入实盘数量,然后保存,就会改变库存量了。

本文摘自: 首佳管理软件及汽修论坛(http://bbs.xiuli123.com/) 详细出处请参考:http://bbs.xiuli123.com/thread-373-1-1.html

常见问题

客户档案中的积分与会员卡销售中的积分有什么关系和区别?

根据系统初始化设置,消费一定金额可增加多少积分。默认是10元积一分。

两个积分的区别:

会员卡销售中的积分,在开卡时可能就带有起始积分了,而客户档案的积分只能通过维修收款和销售收款来增加。在开这两种收款单时,针对会员卡的积分可以选择要不要积分,而客户档案的则会直接加上。

客户档案中的积分一般用于普通的汽修汽配版本,即没有美容会员卡管理功能的版本。没有会员卡管理功能的,需要用积分功能时,这个就有用处了。

注意:客户档案中的会员卡号与会员卡销售中的会员卡号应该是要一样的。

商品分类

分类的规则是按大类+品牌+型号。类别代码的长度要求是偶数位的,比如2位,4位,6位,8位。否则软件不会形成树型列表、大类有哪些?比如机油可算一大类,还有发动机、坐垫、轮胎等等

注意事项:

采购入库要按票输入不含税价(成本价),若进销存汇总表采购入库不准确可能是因为有些入库单没有存盘成功,重新存盘一下即可。找差数

1.承修车辆已经出厂了,还有办法在领料吗?(还能退回到修改状态吗?)

使用一键转换后就可以修改

2.可以查出这个配件销售给谁了吗?

维修报表——维修领料统计表——点查找——列名选配件名称——包含——输入配件名称——点确定——导出excel就可看到客户的车牌

3.承修单字迹太小;

这个目前不能改

4.配件不知道从那家进的货,在哪里查找?(你这上只有供应商查找)

配件报表——入库明细表——修改开单起始日期——点查找——列名选配件名称——包含——输入配件名称——点确定——点左边的供应商名称即可

5.领料配件不好找

在配件名称处输入拼音字头即可过滤

6.销售退货怎么退?(入库退货)

对于销售的配件业务——销售退货,对于领料单——一键转换后修改单据即可

7.入库时“不含税进价”写错了按删除键短路。

不含税价是自动计算的不用手工添

8.结算状态,付清时价钱怎么改?(例如单子上写收50元,车主给40元,应怎样把50元修改成40)

结算时输入优惠金额即可

9.名称字头要一个。

系统管理——初始化处把总公司名称删除保存即可